Tietosuojaseloste

Tässä selosteessa kuvataan, mitä henkilötietoja hankkeessa kerätään. Kaikki A-klinikkasäätiön yleiset ehdot ja yhteiset tietosuojaperiaatteet löytyvät pääselosteesta: https://a-klinikkasaatio.fi/tietosuoja/

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi: 30.4.2026

Rekisterinpitäjä

A-klinikkasäätiö sr
Kuortaneenkatu 2, 00510 Helsinki
[email protected]

1. Hankkeen nimi ja kuvaus

Palvelun nimi: Lasinen lapsuus

Palvelun tarkoitus: Tarjota tietoa ja tukea vanhempiensa alkoholinkäytöstä haittoja kokeneille nuorille ja aikuisille

Palvelun yhteyshenkilö: Laura Barck, [email protected]

2. Mitä henkilötietoja kerätään ja mistä?

Keräämme henkilötietoja seuraavien kanavien kautta:

• Webropol-lomakkeet (ilmoittautumiset, palautteet, arvonnat): nimi, sähköposti, osoite, puhelin, vapaaehtoiset taustatiedot.
• Gravity forms -lomakkeet lasinenlapsuus.fi-sivustolla (mm. verkkokurssin ja uutiskirjeen tilaukset, ilmoittautumiset): nimi, sähköpostiosoite, organisaatio, opiskelijaryhmän nimi, osoite, puhelinnumero
• Neuvontapalvelu: vapaaehtoinen sähköposti, ikä, sukupuoli, koulutus ja asuinalue.
• Ninchat yksilö- ja ryhmächat: osallistujan IP-osoite ei tallennu palveluntarjoajalle.
• Yksilötapaamisten ajanvaraus: nimi ja sähköposti sekä vapaaehtoiset lisätiedot, jotka tallennetaan WordPress-julkaisujärjestelmän tietokantaan ajanvarauksen käsittelyä varten.
• Teams-yksilötapaamiset: nimi tai nimimerkki tilanteen mukaan ja sähköpostiosoite.
• Discourse-keskustelualue: nimimerkki, sähköpostiosoite ja IP-osoite.
• Tarjoamme neuvonnallista tukea myös Jodel-sovelluksen julkisissa keskusteluissa. Toiminta perustuu täysin anonyymiin osallistumiseen, emmekä kerää, tallenna tai yhdistä Jodelissa esitettyjä kysymyksiä tai viestejä omiin rekistereihin.
• Uutiskirjeen alustana toimii Liana. Uutiskirjeen tilauksen yhteydessä kysymme sähköpostiosoitteen.
• Sähköposti- ja viestikanavat: lähettäjä voi antaa henkilötietoja tai arkaluonteisia tietoja omasta aloitteestaan.

Käyttäjä voi viesteissään vapaaehtoisesti kertoa arkaluonteisia tietoja, kuten terveystietoja tai elämäntilanteensa kuvauksia. Näitä tietoja ei pyydetä erikseen, ja ne käsitellään vain palvelun toiminnan mahdollistamiseksi.

Tällä sivustolla kerättyjä lahjoittamisen henkilötietoja käsitellään A-klinikkasäätiön lahjoittajarekisterissä. 

3. Mihin henkilötietoja käytetään?

Hankkeessa / sivustolla tarvitsemme tietoja seuraavista syistä

• Palvelun rekisteröinti ja käyttäjätilin hallinta. Henkilötietoja käsitellään käyttäjätilin luomiseksi, kirjautumisen mahdollistamiseksi ja käyttäjäoikeuksien ylläpitämiseksi henkilön osallistuessa ryhmään.
• Yhteydenottojen, ajanvarausten, tilausten ja viestien käsittely. Henkilötietoja käsitellään käyttäjän lähettämien yhteydenottojen vastaanottamiseen, niihin vastaamiseen ja asioiden selvittämiseen, sekä ajanvarausperiaatteella toimivien Teams tapaamisten kutsuihin.
• Koulutusten, tapahtumien ja sidosryhmäyhteistyön toteuttaminen. Henkilötietoja käytetään ilmoittautumisiin, osallistujaviestintään ja yhteistyösuhteiden ylläpitoon.
• Uutiskirjeiden ja muun suostumusperusteisen viestinnän toteuttaminen. Henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella uutiskirjeiden tai muun vapaaehtoisen viestinnän lähettämisessä.
• Tutkimus ja arviointi. Henkilötietoja käytetään tutkimukseen tai selvityksiin.
• Tilastointi ja raportointi hankkeen rahoittajille. Henkilötietoja käsitellään hankkeen raportoinnissa.
• Vapaaehtoistoiminnan koordinointi. Henkilötietoja käsitellään vapaaehtoistoiminnan koordinoinnissa ja yhteydenpidossa.
• Lakisääteisen viranomaisyhteistyön toteuttaminen. Palvelun tuottajalla on velvollisuus tehdä tarvittaessa viranomaisille ilmoitus lastensuojelulain (13.4.2007/417) ja rikoslain (19.12.1889/39) mukaisesti. 

4. Millä perusteella henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisiin oikeusperusteisiin.

• Suostumus: palautteet, ilmoittautumiset, arvonnat, tilaukset, neuvontapalvelun sähköpostiosoitteet, Discoursessa nimimerkki ja sähköposti
• Nimenomainen suostumus käsittelyyn: Viestikanavissa (Outlook, Ninchat, Teams, Discourse) käyttäjän omasta aloitteestaan kertomat arkaluonteiset tiedot
• Sopimus: ajanvarauspalvelut ja Teams-yksilötapaamisissa nimi tai nimimerkki ja sähköpostiosoite
• Sopimus / vapaaehtoistoiminnan edellyttämä käsittely: vapaaehtoistoimintaan liittyvät yhteystiedot (nimi, sähköposti, puhelin)
• Oikeutettu etu: ip-osoite (Discourse,), asiakasviestintä ja yhteydenottoihin vastaaminen, palautteiden käsittely, tilastointi ja toiminnan arviointi (anonymisoidut tiedot), tutkimus- ja selvitysaineistot (erikseen kerättävät tiedot, tarvittaessa arkaluonteiset)
• Yleinen etu / tutkimus: tutkimusaineiston käsittely turvallisesti ja asianmukaisin suojatoimin.

5. Kuka tietoja käsittelee ja kenelle tietoja voidaan luovuttaa?

Kerättyjä henkilötietoja käsittelevät A-klinikkasäätiön työntekijät sekä Lasinen lapsuus -toiminnan työntekijät. Palveluntarjoajilla (Webropol, Ninchat, WordPress, Discourse, Microsoft 365 Teams ja Outlook) voi olla pääsy tietoihin omien käyttöehtojensa mukaisesti. Lisäksi pääsy järjestelmiimme on tarvittaessa teknisellä kumppanillamme G-works Oy:lla ja Chat-palvelussa (Ninchatissa) Suomen Terveystalo Oy:n ylläpidolla. Uutiskirjeiden tilaustietoihin on pääsy Liana Tecnologiesin ylläpidolla. Tietoja ei luovuteta organisaation ulkopuolelle, ellei laki niin velvoita (esimerkiksi lastensuojelu- tai rikoslain mukaiset ilmoitukset).

6. Miten kauan tietoja säilytetään?

Kerättyjä henkilötietoja säilytetään seuraavasti:

• Ilmoittautumistiedot ja arvonnat: poistetaan tapahtuman jälkeen.
• Neuvontapalvelun sähköposti: poistuu automaattisesti vastauksen jälkeen.
• Discourse-tiedot: poistetaan ryhmän päättymisen jälkeen tai käyttäjän pyynnöstä.
• Palautteet ja tilaustiedot: poistetaan tai anonymisoidaan vuosittain.
• Teams-keskustelut: sisältö (video/ääni) on täysin suojattu eikä tallennu lainkaan. Sähköpostiosoite tallentuu Teamsiin.
• Ajanvaraustiedot (eli varaajan sähköpostiosoite) poistetaan Office365 tiedoista (kalenteri) tapaamisten jälkeen. WordPressin tietokannasta ajanvaraustiedot poistuvat 14 kuukauden jälkeen.
• Ninchat: keskustelut on ajastettu poistumaan automaattisesti vuosittain.
• Uutiskirjetilausten tiedot säilytetään niin kauan kuin suostumus on voimassa.

7. Miten tietoja suojataan?

Noudatamme henkilötietojen suojauksessa lainsäädännön ja viranomaisten määräyksiä, hyvää tiedonhallintatapaa sekä A-klinikkasäätiön tietosuoja- ja tietoturvapolitiikkaa. Tiedot tallennetaan suojatuille palvelimille, ja käyttöoikeudet rajataan vain niille työntekijöille, joiden työtehtäviin tietojen käsittely kuuluu.

Lasisen lapsuuden palveluissa kerättyä aineistoa voidaan käyttää tutkimus- tai raportointi- tai kehittämistarkoituksiin. Aineistoja voidaan käyttää vain sellaisessa muodossa, joista on poistettu kaikki tunnistetiedot. Kaikkia tutkijoita pyydetään anomaan A-klinikkasäätiöltä tutkimuslupa aineistonkeruuseen.

Chat-palvelussamme käydyt keskustelut tallentuvat Ninchatin (Suomen Terveystalo Oy) palvelimelle ja uutiskirjeiden tilaustiedot Liana Technogies’n palvelimelle. Tutustu palveluntarjoajien tietosuojaselosteisiin: Ninchat ja Liana.

8. Evästeet ja vastaavat teknologiat

Verkkosivustomme ja digitaaliset palvelumme käyttävät evästeitä ja muita vastaavia teknologioita, kuten paikallista tallennustilaa ja seurantavälineitä. Käytämme evästeitä palvelun tekniseen toimivuuteen, käyttäjäkokemuksen parantamiseen, palvelun käytön analysointiin sekä tarvittaessa kohdennetun viestinnän ja markkinoinnin toteuttamiseen.

Välttämättömät evästeet asetetaan palvelun teknisen toiminnan varmistamiseksi. Näiden käsittelyn oikeusperuste on oikeutettu etu. Muut kuin välttämättömät evästeet, kuten analytiikka- ja markkinointievästeet, asetetaan vain käyttäjän antaman suostumuksen perusteella.

Evästeiden avulla kerättäviä tietoja voidaan tietyissä tilanteissa pitää henkilötietoina, erityisesti jos ne voidaan yhdistää käyttäjän päätelaitteeseen tai palvelun käyttöön. Tietoja voidaan käsitellä itse tai luovuttaa yhteistyökumppaneillemme, jotka tarjoavat analytiikkaan tai markkinointiin liittyviä palveluja. Näiden palveluntarjoajien nimet ja tarkemmat tiedot evästeistä, niiden säilytysajoista ja käyttötarkoituksista on kuvattu erillisessä evästeselosteessamme.

Käyttäjällä on oikeus milloin tahansa muuttaa evästeasetuksiaan tai peruuttaa aiemmin antamansa suostumus. Evästeasetusten hallinta ja yksityiskohtainen kuvaus käytetyistä evästeistä on saatavilla sivuston evästebannerin tai evästeselosteen kautta.